Il convient de respecter un formalisme pendant la négociation. Arriver en avance à un rendez-vous, avec une tenue soignée et des documents d'information éventuellement traduits en polonais produit un effet positif. Il est également recommandé de se conformer aux pratiques polonaises dans les relations d'affaires. Ces derniers usent abondamment de titres (docteur, ingénieur...), soignent leur langage et pratiquent de généreuses distributions de cartes de visite.

Les Polonais sont à l'aise dans les discussions centrées sur les affaires, mais ils souhaiteront également converser sur des thèmes plus généraux et seront sensibles aux marques d'attention envers eux-mêmes et leur pays. Le plus simple est d'introduire lors de sa présentation professionnelle des questions permettant d'évoquer des thèmes dont les Polonais sont fiers : Jean-Paul II, Chopin, la gastronomie, le sport, la beauté du pays... Au contraire, certains sujets tels que l’antisémitisme ou la religion sont à éviter.

Les Polonais sont conscients de leur retard par rapport aux Occidentaux et Il n'est en aucun nécessaire de faire allusion à tout ce qu'un partenariat avec des Français ou des Belges peut leur apporter. De même, les Polonais sont méfiants vis-à-vis des arguments visant à mettre en avant sa supériorité dans son domaine, surtout s'il s'agit de dénigrer la concurrence.

La prise de décision se base sur des éléments qui ne sont pas toujours rationnels. Les relations personnelles que l'on entretient avec sa contrepartie jouent un rôle parfois plus important que l'offre en soi. Il est donc nécessaire d'entretenir de bonnes relations avec ses partenaires polonais, si possible amicales. Les Français sont à ce titre avantagés par rapport à la plupart de leurs concurrents, notamment Allemands, mais pas par rapport aux Américains, qui restent la référence. Les cadeaux, surtout lorsqu'il s'agit de produits français typiques (vins, parfums, vêtements...) sont appréciés, mais pas lors de la première rencontre. L'invitation en France pour une visite d'usine ou autre pourra emportera la décision, à condition d'étendre cette invitation à la famille du partenaire et de prévoir une visite de Paris.

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